Título del curso (módulo) 2: Sistemas de gestión documental y digitalización de flujos de trabajo
Agenda del curso
En este curso encontrarás:
- Exploración en profundidad de los sistemas de gestión de documentos digitales (DMS) y su función para minimizar el tiempo, así como la pérdida de recuperación de documentos y respaldar los procesos de auditoría.
- Ejemplos de gestión del flujo de trabajo en empresas digitalizadas que ilustran transiciones fluidas de tareas entre departamentos.
- Cobertura del papel de la documentación en la gestión de riesgos, en particular el mantenimiento de registros de cumplimiento y el seguimiento de las acciones de mitigación de riesgos.
- Referencia a la ruta "Primero y más importante: datos", que brinda una comprensión más profunda de los estándares de protección de datos y la seguridad de los datos en la UE.
- La optimización de la gestión del flujo de trabajo mediante la aplicación estratégica de plataformas DMS.
- Actividades prácticas utilizando plataformas DMS populares (por ejemplo, Trello, Confluence, Asana, Jira, OneDrive, Google Drive), centrándose en habilidades como compartir documentos, establecer permisos de acceso, cooperación y organización de archivos
Información organizativa:
- Este curso contiene 5 lecciones.
- Las lecciones incluyen contenido escrito y estudios de casos.
- Para completar este curso, necesitas 300 minutos (5 x 60 minutos).
- Puedes pausar el curso en cualquier momento y volver al punto donde lo terminaste cuando quieras.
- Puedes seguir el curso tal como fluye o a tu propio ritmo, reorganizando el orden de las lecciones.
- Al final del curso, realizarás un examen que contiene 8 preguntas.
- Puedes realizar la prueba 2 veces, si es necesario.
- Debes tener mínimo un 85% de las respuestas correctas para recibir el certificado oficial de finalización.
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Obstáculos de los participantes
Sabemos que…
La digitalización de la gestión documental cambió el enfoque del manejo de datos en todos los países de la UE. A los jóvenes puede resultarles abrumador comprender y aplicar los principios de DMS, especialmente en sus primeros trabajos o en sus propias empresas de nueva creación, lo que puede generar ineficiencias en múltiples procesos y estructuras de trabajo. Por otro lado, el aumento del estrés e incluso el miedo a manejar grandes cantidades de datos digitales y mantener su organización pueden bloquear la voluntad de aprender a utilizar eficazmente la DMS.
Aunque los jóvenes parecen perfectamente preparados para trabajar de forma remota y utilizar nuevas tecnologías, pueden experimentar ansiedad, desánimo y vergüenza al enfrentarse a grandes empresas que cambian cada vez más sus flujos de trabajo. La dinámica de trabajo en un entorno digitalizado requiere bastante apertura a la inconstancia, las transiciones continuas, las actualizaciones y los errores. Sin embargo, la sensación permanente de no estar preparado puede resultar en una falta de motivación para trabajar y desarrollar una carrera profesional.
Comprender y cumplir las normas de protección de datos se ha vuelto fundamental con la introducción de la gestión de documentos digitales. Hoy en día, no sólo las grandes empresas deben encargarse de la cuidadosa difusión de información. Una empresa unipersonal, incluso un blogger sin empresa oficial, debe hacerlo. Los jóvenes pueden encontrar estas leyes, requisitos y aspectos técnicos de la seguridad de los datos complejos y difíciles de entender e incorporar a la vida cotidiana, lo que en consecuencia desencadena violaciones de datos no intencionadas o una administración inadecuada de información confidencial.
Beneficios de los participantes
Entonces, desarrollamos este curso, en el que...
Los sistemas de gestión de documentos digitales son cruciales en el mundo actual, impulsado por los datos, independientemente del sector del mercado que consideremos. Con un conocimiento exhaustivo de los principios de los DMS, los participantes estarán bien equipados para iniciar su andadura en la gestión y organización eficaz de los datos digitales. El programa del curso les proporcionará conocimientos y habilidades relevantes para impulsar su eficiencia, reducir el tiempo dedicado a la recuperación de documentos y aumentar su confianza en el manejo de grandes cantidades de datos digitales.
Dado que la comprensión de los flujos de trabajo digitales es un activo vital en los lugares de trabajo digitales de hoy en día, el conocimiento de cómo las tareas se automatizan o pasan entre departamentos sin problemas hace que los participantes se sientan más cómodos y preparados para entrar en el mundo profesional. Además, eso puede facilitar su transición de la academia teórica a un lugar de trabajo vivo e inteligente.
Conocer los estándares de protección de datos es una habilidad imprescindible en DMS, por lo que los participantes obtendrán conocimientos que aumentarán su preparación para manejar documentación empresarial, incluidos datos confidenciales. Además, la información adquirida debería ayudar a los jóvenes a reducir el riesgo de violaciones de datos no intencionales, garantizando que mantiene el máximo nivel de integridad y seguridad de los datos.